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Las leyes no determinan procedimientos especiales ni establecen requisitos obligatorios al respecto. Por este motivo, la elaboración de un Recordatorio queda a juicio de la empresa.
Puede ser realizado en forma oral mediante una llamada telefónica o haciendo acto de presencia ante el deudor. Pero lo más formal es hacerlo por escrito (carta) enviada por correo postal o electrónico.
A medida que el pago se retrasa la intensidad de los recordatorios irá escalando. Esto quiere decir que se podrán hacer cada vez más fuertes.
En este sentido, el primer recordatorio suele ser amistoso y amable. El segundo puede incluir el pago de intereses de mora. Y un tercero el aviso de acciones legales.
El contenido mínimo para un Recordatorio será:
El Recordatorio se envía siempre que la fecha de vencimiento de la factura se haya alcanzado. A partir de esta fecha se puede esperar un tiempo prudencial de 7 a 10 días.
Tómese en cuenta lo siguiente:
A medida que se realizan nuevos avisos se debe hacer más fuerte el Recordatorio, sin emplear ofensas ni maltrato
Siempre se debe procurar convencer de manera amistosa al cliente y disuadirlo de evitar la intervención judicial.
Si bien a nadie le gusta recibir Recordatorios (de la naturaleza que sean), los clientes deben entender que el impago causa problemas a la empresa.
El cliente podría molestarse u ofenderse y seguir haciendo caso omiso de la solicitud de pago como forma de castigo a la empresa. Entonces:
En casos extremos se puede recurrir a empresas dedicadas al cobro de deudas. Todo con tal de evitar un proceso monitorio que puede llevar más tiempo.